Lead product manager, Tietoevry Care
Haaste
Suomen sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus etenee vaiheittain. Uudistusta ohjaavat THL:n ohjeet ja määräykset sekä laki. Muutokset ulottuvat myös tietojärjestelmiin, joiden yhteentoimivuus halutaan varmistaa yhteisillä tietorakenteilla, jotka muuttavat aikaisempia kirjaamiskäytäntöjä. Etelä-Pohjanmaalla 3 kuntaa ja 5 kuntayhtymää päättävät ottaa käyttöön yhteisen asiakastietojärjestelmän.
Ratkaisu
Lifecare Sosiaalihuolto tukee sosiaalihuollon asiakkuudenhallintaa ja mahdollistaa asiakastietojen lakisääteisen rakenteisen kirjaamisen. Moniorganisaatiomallin huomioivassa järjestelmätoimituksessa kunnat käyttävät samaa asiakastietojärjestelmää, mutta toimivat omina rekisterinpitäjinä, jolloin asiakastiedot säilyvät lainmukaisesti organisaatiokohtaisina.
Asiakkaasta
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on erikoissairaanhoidon monipuolisia palveluja tarjoava eteläpohjalaisten kuntien omistama organisaatio. Sairaanhoitopiiriin kuuluu 18 suomenkielisen Etelä-Pohjanmaan kuntaa, joissa on asukkaita yhteensä lähes 200 000.
Etelä-Pohjanmaalla yhteistä kehitystyötä sote-palveluissa on tehty jo pitkään. Uusi yhteinen asiakastietojärjestelmä otettiin käyttöön 17 kunnan alueella. Kolmesta kunnasta ja viidestä kuntayhtymästä muodostui 8 itsenäistä rekisterinpitäjää: Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen, Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä, Järvi-Pohjanmaan perusturva, Ilmajoen kunta, Isonkyrön kunta ja Lapuan kaupunki.
Palveluprosessien tuki
Tukee nykyisiä sosiaalihuollon palvelutehtäviä. Mukautuvaan järjestelmään voidaan rakentaa palveluprosesseja myös uusien palveluiden tueksi.
Rakenteinen kirjaaminen
Kansallisesti yhtenäiset asiakasasiakirjat ja kirjaamiskäytännöt mahdollistavat tiedon hakemisen, raportoinnin ja tilastoinnin.
Lifecare Omapalvelu
Paikka viranomaisten ja kuntalaisten yhteistyölle. Omapalvelussa asiakas voi jättää hakemuksia, seurata asiankäsittelyä ja tarkastella annettuja päätöksiä.
Sosiaalipalvelut uudistuvat valtakunnallisesti
Useiden vuosien ajan käynnissä olleen sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen yhtenä tavoitteena on turvata yhdenvertaiset ja laadukkaat sosiaalipalvelut ympäri Suomen. Digitalisaatiolla on keskeinen asema tasa-arvoisten palveluiden tuottamisessa kansalaisille ja ammattilaisten työn tukemisessa.
Sote-palveluiden järjestämisvastuu on tällä hetkellä noin 200 kunnalla tai kuntayhtymällä, joiden resurssit ja osaaminen palveluiden järjestämisessä vaihtelevat. Sote-uudistuksen toteutuessa vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelujen järjestämisestä siirtyy kunnilta hyvinvointialueille.
Vuosia kestäneen Etelä-Pohjanmaan alueen yhteisen kehittämistyön myötä sosiaali- ja terveyspalveluissa oli tarve valmistautua vuoden 2021 lakimuutokseen, että sosiaalihuollon asiakastietoja kirjataan myös rakenteisesti.
“Jokaisella organisaatiolla oli oma vanha järjestelmä, jotka eivät tukeneet rakenteista kirjaamista. Myöskään THL:n uusia palveluluokituksia ei ollut käytössä eli viimeistään nyt on täytynyt omaksua ne ja kääntää aiemmin tehty työ uudelle kielelle”, kertoo Elina Laakso, toinen projektin projektipäälliköistä.
Elina Laakso, erityissuunnittelija, Tietohallinto, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Yhteisestä järjestelmästä saadaan ulos vertailukelpoista tietoa. Voidaan panostaa tiedolla johtamiseen eri tavalla ja ennakoida koko alueen sosiaalipalveluiden tarpeita paremmin.
Elina Laakso
Erityissuunnittelija, Tietohallinto, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Asiakirjarakenteet ohjaavat kirjaamista
Etelä-Pohjanmaalla alueen sosiaalipalvelut yhtenäistivat asiakastietojärjestelmän ja liittyivät samalla Kanta-palveluiden käyttäjäksi eli ryhtyivät tallentamaan tietoja valtakunnalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Uusi asiakastietojärjestelmä noudattaa THL:n määräysten ja ohjeiden mukaista kirjaamista. Järjestelmän asiakirjat pohjautuvat sosiaalihuollon 7-osaiseen palvelutehtäväluokitukseen. Jokaiseen palvelutehtävään, kuten lapsiperheiden tai vammaisten palvelut, liittyy sitä vastaava valikoima sosiaalipalveluja. Käyttöoikeusmääräykset varmistavat, että asiakkaan salassapidettävät tiedot näkyvät alueen sosiaalihuollon ammattilaisille vain työtehtävien vaatimassa laajuudessa.
“Jokainen organisaatio toimii omana rekisterinpitäjänä. Heillä on oma tuotantoympäristö ja lisäksi yhteisiä ohjaustietoja, mitä voidaan määritellä järjestelmässä. Kaikki hallinnoivat omia käyttäjiä omassa ympäristössä. Käyttöoikeusmääräyksistä on sovittu yhdessä ja tehty asioita samalla tavalla järjestelmään jokaiselle organisaatiolle, mutta rajat on siellä edelleen eli he eivät näe toistensa asiakastietoja”, Laakso kertoo.
Valtakunnallisesti yhtenäinen asiakaspalveluprosessi ja tietojen kirjaaminen mahdollistivat myös Kanta-palveluihin liittymisen.
Kaikki sosiaalipalvelut ovat alueella yhteneväisiä. He soveltavat valtakunnallisia määräyksiä samalla tavalla ja käyttävät samaa järjestelmää. Se auttaa meitä pitkälle tulevassa sote- tai hyvinvointialueessa.
Elina Laakso
Erityissuunnittelija, Tietohallinto, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Aikataulussa koronasta huolimatta
Projektin kick-off pidettiin tammikuussa 2020 lähes 70 hengen voimin eikä tulevaa muutosta osattu vielä aavistaa. Koronarajoitukset astuivat voimaan maaliskuussa 2020 ja projekti organisoitui toimimaan Teamsin välityksellä, missä järjestettiin etänä myös käyttäjäkoulutukset.
Ensimmäiset käyttöönotot tehtiin kahdessa pilottiorganisaatiossa lokakuun puolessa välissä 2020 ja loput kuusi organisaatiota vuoden alussa 2021. Projektin aikana valmisteltiin myös sähköisen Omapalvelun käyttöönottoa, jonka organisaatiot tekevät vuoden 2021 aikana.
Kanta-palveluihin liittymisessä organisaatiot ovat vaiheessa 1, mikä tarkoittaa tietojen tallentamista ja hakemista Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta rekisterinpitäjän omaan käyttöön. Arkistointi etenee vaiheittain, kunnes asiakkaat näkevät Omakannasta terveystietojen tapaan myös omat sosiaalipalvelutietonsa.
Kaikki sujui projektihallinnallisesti erittäin hyvin. Me pysyttiin aikataulussa ja kustannuksissa. Saatiin toteutettua sisältö, mitä suunniteltiin.
Tomi Koivisto
Projektipäällikkö, Projicto Oy
Haluatko tietää lisää? Tutustu Sosiaalihuollon ratkaisuihin ja palveluihin!
