Lappuseinät ja laskentataulukot eivät enää riitä

“Kaikki tietävät, että resurssien määrä ei ainakaan tule nousemaan, ja toisaalta asiakkaiden ja palvelutarpeen määrät ovat kasvamassa”, toteaa Kanta-Hämeen hyvinvointialueen projektipäällikkö Harri Halinen.

Halinen vastaa alueen uuden keskussairaalan it-kokonaisuuden suunnittelusta ja toteutuksesta. Vuonna 2026 käyttöön otettava Ahveniston Assi-sairaala on viidenneksen aiempaa keskussairaalaa pienempi.

“Se tarkoittaa miljoonien säästöjä tilankäyttöön liittyvissä kuluissa, mutta myös sitä, että resurssien kokonaissuunnittelun on oltava paljon aiempaa tehokkaampaa, jotta palvelut pystytään toteuttamaan.”

Paperitöistä potilastyöhön

Henkilöresurssit ja tilat ovat terveydenhuollon tärkeimpiä ja samalla kalleimpia resursseja. Resurssien käytön suunnittelu on kuitenkin monesti työlästä käsityötä ja läpinäkyvyys on heikkoa.

“Tälläkin hetkellä suunnittelua tehdään meillä taulukkolaskentaohjelmissa ja edelleen jopa paperikalenterien avulla”, Halinen kertoo. “Henkilöstö joutuu käyttämään paljon aikaa suunnitteluun ja asioiden selvittelyyn. Tämä on useimmiten pois varsinaisesta potilastyöstä.”

Tietoevryn tuotannonohjausratkaisujen johtava tuotepäällikkö Tommi Koistinen kertoo manuaalisen työn olevan usean asiakkaan arkea.

“Suunnittelua tehdään monesti kynällä ja paperilla sekä kiinnittämällä seinälle keltaisia lappuja. Tämä ajaa asiansa, mutta pidempi suunnittelu jää helposti sivuosaan”, Koistinen toteaa. Juuri pidemmän aikavälin suunnittelulla resurssien käyttöön saataisiin Koistisen mukaan vaikuttavuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Kokonaiskuva apuun

Pidemmän aikavälin suunnittelu ei kuitenkaan onnistu ilman luotettavaa kokonaiskuvaa kulloinkin käytössä olevista henkilöistä ja tiloista. Avuksi voidaan ottaa modernit tuotannonohjausratkaisut.

Pohjimmiltaan on kyse optimoinnista eli käytännössä siitä, miten käytössä olevat resurssit käytetään mahdollisimman järkevästi niin ammatti-ihmisten ajankäytön kuin kustannustenkin näkökulmista. Terveydenhuollon järjestelmissä usein kyllä on tietoa esimerkiksi asiakkaista, työntekijämääristä ja tiloista, mutta se voi olla hajallaan eikä sitä päästä tehokkaasti hyödyntämään.

Ajanmukaisten työkalujen avulla tieto voidaan tuoda yhteen ja tuoda se suunnitteluprosessiin käytettäväksi. Työkalut ovat yhteensopivia erilaisten järjestelmien kanssa ajanvarauksista henkilöstöhallintaan ja laiterekistereistä työvuorojen suunnitteluun.

Parempi näkyvyys tuo ennakoitavuutta

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen eli Oma Hämeen Harri Halinen kertoo esimerkin erikoissairaanhoidosta, jonka suunnittelu perustuu tällä hetkellä lähinnä lähetemääriin.

“Käytännössä henkilöstösuunnittelu on mennyt omaa rataansa, ja lähetteitä on käsitelty erikseen. Näistä ei ole saatu riittävää ennustuskykyä, mikä on näkynyt ruuhkina sekä asiakkaille että työntekijöille”, Halinen kertoo.

Nykyisellään asiakkaalla ei juuri ole mahdollisuuksia vaikuttaa oman hoitonsa aikataulutukseen, esimerkiksi valitsemalla hänelle sopivan hoitoajan. Tämä johtaa peruutuksiin, mikä puolestaan heijastuu hoitoammattilaisten työhön pahimmillaan turhana joutokäyntinä.

“Sairaalan mylly pyörii epätasaiseen tahtiin. Välillä hoitohenkilökunnalla on valtava kiire, ja asiakkaat turhautuvat odottamiseen. Toisinaan voi syntyä hiljaisia jaksoja, vaikka hoitojonossa on asiakkaita.”

Oma Hämeessä ollaan parhaillaan ottamassa käyttöön tuotannonohjauksen työkaluja. Tavoitteena on niiden avulla muun muassa aikatauluttaa työtä paremmin sairaalan sisällä.

“Pyritään mahdollistamaan ammattilaisille oman työn parempaa hallintaa ja rytmittämistä, jolloin työ myös muuttuu mielekkäämmäksi.”

Tuotannonohjauksen tavoitteena on päästä toteuttamaan palvelut oikeaan aikaan ja oikealla tasolla. Potilastyöhön saadaan palautettua aikaa, kun henkilöstöresurssien käyttöä päästään suunnittelemaan datan avulla. Työkuormaa voidaan jakaa tasaisemmin ja aikaa säästyy toissijaisten tehtävien, kuten tiedon tai laitteiden etsimisen, vähentyessä.

Käytännössä tuotannonohjausjärjestelmän ja datan avulla pystytään luomaan ennuste palvelutarpeen kehittymisestä esimerkiksi 2–6 kuukauden ajanjaksolle. Esimerkiksi leikkaussalien käyttöastetta voidaan kasvattaa, kun saadaan läpinäkyvyyttä muun muassa jatkohoidon tarjontaan ja vuodepaikkoihin.

Tilat käyttöön järkevästi

Tilat ovat henkilöstön jälkeen terveydenhuollon merkittävin resurssi. Siksi ne ovat merkittävä osa myös tuotannonohjauksen ja toiminnan optimoinnin kokonaisuutta.

Oma Hämeen Halisen mukaan Satakunnan Sata-sairaalassa tehty seikkaperäinen selvitys tilojen käytöstä paljasti, että käyttöastetta nostamalla voitaisiin jättää neljännes tiloista pois. Uuden Assi-sairaalan nykyisiä tiloja pienempi koko säästääkin tulevaisuudessa jopa yli 10 miljoonaa euroa vuodessa tiloista aiheutuvista kustannuksista.

“Tämä on osaltaan varmistamassa sitä, että rajallinen sote-budjettimme käytetään oikeisiin asioihin eli potilaiden hyväksi.”

Oma Hämeen Assi-sairaalan tilaratkaisut eroavat aiemmasta: omia nimettyjä työtiloja ei ole, ja monitilaratkaisut ovat muutoinkin pääosassa.

“Totta kai uudenlaiset tilat vaativat myös toiminnallista muutosta”, Halinen toteaa.

Tilojen hallinnan on oltava läpinäkyvää ja mahdollisimman automatisoitua, jotta ammattilaisten ei tarvitse käyttää aikaa tilojen käytön suunnitteluun, ja he pystyvät toimimaan eri tiloissa parhaalla mahdollisella tavalla.

Sujuvampaa arkityötä

Oma Hämeessä yksi merkittävimmistä tuotannonohjauksen tuomista eduista on koko keskussairaalan kattava tilannekuva.

“Esimerkiksi ensiavussa nähdään yhdellä silmäyksellä, mikä on sairaalan vuodepaikkojen tilanne. Potilas voidaan lähettää suoraan oikeaan paikkaan vuodeosastolle ilman ylimääräisiä kyselyjä ja selvittelyjä”, Halinen kertoo.

Jatkossa tilannekuva laajenee koskemaan koko hyvinvointialuetta, jolloin vaikkapa leikkauksesta toipuvan potilaan siirto palveluyksikköön eri puolelle maakuntaa on sujuvaa.

Tilannekuva mobiililaitteessa helpottaa myös yksittäisen hoitoammattilaisten arkea. Hoitaja tai lääkäri voi jo edellisenä päivänä nähdä, miltä seuraava työpäivä näyttää ja mistä se alkaa. Laitteiden etsimiseen varastoista ei tarvitse käyttää aikaa, kun tieto sijainnista löytyy suoraan kännykästä. Myös potilaan tilanteen voi tarkistaa mobiilisti.

“Fysioterapeutti, joka on menossa tapaamaan potilasta, voi nähdä etukäteen, että potilas onkin vielä esimerkiksi laboratoriossa, ja voi tehdä jotakin muuta. Ammattilaiset eivät joudu käyttämään aikaa turhaan, vaan tietävät mitä tekevät”, Halinen konkretisoi.

Uudistus auttaa myös asiakkaita. Leikkauspäätöksen saanut voi nähdä oman hoitopolkunsa tilanteen: esimerkiksi, että ennen leikkausta edessä on vielä laboratoriokäynti sekä hammastarkastus ja operaation jälkeen fysioterapiaa.

Tietoevryn Tommi Koistinen toteaa, että avainsana tilannekuvan takana on potilasvirran optimointi.

“Tuotannonohjauksen työkaluilla pystytään tunnistamaan pullonkauloja ja estämään niiden syntymistä hyvinvointialueen palvelutuotannossa. Tiivistetysti on kysymys potilasvirran optimoinnista optimoimalla resurssien käyttöä.”

Koistinen muistuttaa, että hyvinvointialueiden vuoden 2023 yhteenlaskettu budjetti on 21 miljardia euroa. Resurssien järkevällä käytöllä on suuri vaikutus.

“Tuotannonohjaus mahdollistaa useamman prosentin säästöt toimintakuluissa.”

Vaikuttavuutta yhdessä tekemällä

Jotta tuotannonohjauksen työkalut vastaisivat mahdollisimman hyvin asiakkaiden tarpeisiin ja toimisivat aidosti ammattilaisten arjessa, kehitystyötä tehdään tiiviissä yhteistyössä mm. hoitotyön ammattilaisten kanssa.

Yhteiskehittämisen avulla saadaan parempaa ymmärrystä ammattilaisten toiminnasta ja tarpeista ja siten kehitystyössä voidaan priorisoida ne asiat, joilla saadaan suurin vaikuttavuus.

Oma Hämeen Halisen mukaan Tietoevryn tausta näkyy tekemisessä.

“He ovat pitkään toimineet sote-alalla, joten heillä on hyvä ymmärrys terveydenhuollon prosesseista. On ollut myös hienoa huomata, että yhtiö on pystynyt vaihtamaan perinteisen potilastietojärjestelmätoimittajan hattua teknologiariippumattoman kehittäjän rooliin. Ekosysteemiajattelu ja toimittajariippumattomuus ovat meille tärkeitä arvoja”, Halinen kertoo.

Kehittämistä tehdään samanaikaisesti yhteistyössä neljän eri hyvinvointialueen kesken, jolloin kokemuksia ja näkemyksiä päästään jakamaan laajasti.

“Kun hoitohenkilökunta oli nähnyt ensimmäisen demon ja todennut, että tästä on oikeasti hyötyä heille, vastaanotto oli oikein hyvä. Omien muutosehdotusten konkretisoituminen sovelluksiin jopa kolmen viikon päästä on vielä lisännyt sitoutumista”, Halinen kertoo.

Työtä potilaita, ei prosesseja varten

Olemassa olevien resurssien käytön tehostamisesta voi helposti tulla mieleen kiristyvä työtahti ja kasvavat paineet. Moderneilla suunnittelua ja arjen työtä tukevilla työkaluilla vaikutus on kuitenkin juuri päinvastainen.

“Tuotannonohjauksen ydin on koota olemassa oleva tieto ja resurssit yhteen ja tuottaa tästä uutta, konkreettista dataa suunnittelun ja käytännön työn tueksi, jotta aikaa ja voimaa vapautuu työn tekemiseen tarkoituksenmukaisemmin”, Koistinen toteaa.

Emme väitä, että tuotannonohjauksen ratkaisut olisivat mikään kaiken ratkaiseva hopealuoti, mutta yhdessä toimintamallien kehittämisen kanssa ne tuovat parhaimmillaan säästöjä ja lisäävät työviihtyvyyttä. Tällainen yhdistelmä on tavoittelemisen arvoinen melkeinpä missä tahansa organisaatiossa.

Artikkeli on julkaistu alun perin MustRead-sivustolla.

Lue, kuinka EPSHP on aloittanut osaston tilannekuvasovelluksen kehittämisen yhdessä Tietoevryn kanssa ja miten yhteistyö jatkuu!

Tilaa sote-alan ammattilaisille suunnattu Tietoevry Caren uutiskirje!