4 tiltak som løfter effekten av ditt sak- og arkivsystem

Hos Tietoevry utvikler og leverer vi systemer for saksbehandling, arkiv- og dokumenthåndtering til flere offentlige aktører, både generell saksbehandling og løsninger for plan-, bygg-, og delesak. Samtidig vet vi at jobben med digital transformasjon ikke stopper ved anskaffelsen av nytt saksbehandlingssystem – den starter der. 

For å lykkes med den digitale transformasjonen kreves nytenkning rundt hvordan oppgaver løses, slik at kravene til effektivitet, brukervennlighet, personvern og åpenhet i forvaltningen kan innfris på en god måte. Det handler ikke bare om hvilke systemer og standarder som benyttes, men også hvordan arbeidsoppgaver organiseres og ledes, hvilke prosesser som må endres, og hvordan innbyggerne samhandler med kommunene.

Vår solide erfaring sikrer deg en smidig overgang

I Tietoevry jobber vi for å forenkle hverdagen til både offentlig ansatte og kommunens innbyggere. I tillegg til å levere modulbaserte løsninger som kan skreddersys til den enkelte kommunes behov, har vi stort fokus på å tilby opplæring, brukerstøtte og rådgivning som gjør kommunen best mulig rustet til å lykkes med innføringen av nytt system.

Med vår inngående kjennskap til kommunesektoren i Norge og egne dedikerte team som arbeider tett med kommunemarkedet kan vi hjelpe til med alt fra opplæring og prosessautomatisering til analyser av datakvalitet, risikovurderinger, og støtte ved arkivtilsyn. Løsningene er utviklet for å vokse i takt med organisasjonens utvikling, og gi frihet til å skalere opp når behovene endres.

Etter en tids bruk ser vi at mange kommuner trenger rådgivningstjenester for å forbedre bruken av løsningene. Tietoevry kan bistå med dette og vi ser ofte at det er nyttig å ta et steg tilbake og analysere bruken i et større perspektiv.

For å oppnå best mulig utnyttelse er det viktig å se på både teknologi, arbeidsprosesser og samhandling. Her er fire tiltak som kan sikre en høyere utnyttelse av løsningene:

1. Tilpasset opplæring

God opplæring er nøkkelen til å utnytte et sak- og arkivsystem fullt ut. Vi tilbyr:

• Opplæring både som kurs og elæring, og som rådgivning
• Spesialisert trening for superbrukere og andre roller
• Dedikert rådgivning over tid
• Floor walking

Hvorfor det er viktig:

“Alle som har jobbet med sak- og arkivsystemer og andre fagsystemer vet at kompetanse på bruk av løsningen er alfa og omega. Vi tilpasser opplæringen til kundens behov, slik at løsningene legger til rette for maksimal utnyttelse.”

2. Optimalisering basert på bruk og brukererfaringer

Vi analyserer hvordan systemet brukes og foreslår tiltak for bedre utnyttelse. Dette kan inkludere:

• Forbedringsanalyser basert på brukeropplevelser
• Analyser av datakvalitet
• Konfigurering av funksjonalitet til kommunens behov.

Langsiktig verdi:

“Ved en datakvalitetsanalyse ser vi at vi kan fange opp ulike feil og avvik som har dukket opp underveis, og rette disse på et tidlig tidspunkt. Dette kan være både feil bruk av systemet, eller kan skyldes integrasjoner og oppsett. Ved en forbedringsanalyse derimot tar vi utgangspunkt i gruppers opplevelse av løsningene, og ser det opp imot mål for bruk, og gir råd om hvordan kommunen kan få en høyere måloppnåelse på ett eller flere områder.”

3. Automatisering og effektivisering

Automatisering og effektivisering skal spare tid og ressurser. Typiske områder er:

• Masseopprettelse av saker, kontakter eller dokumenter
• Identifisering av prosesser eller deler av prosesser som kan gjennomføres på en bedre måte

Fordeler:

“ Redusere tidkrevende manuelt arbeid og øke effektiviteten, er kostnadsreduserende og styrker datakvaliteten, sikrer likebehandling.“

4. Kontinuerlig forbedringsarbeid

“Digital transformasjon av offentlig sektor handler i stor grad om å kontinuerlig se på hvordan vi bruker de dataene vi har, og hvordan vi arbeider for å effektivisere, heve datakvalitet og samhandler med innbyggere og andre.”

Her bidrar vi gjerne på områder som:

• Prosesskartlegging
• Rådgivning for en bedre organisering av arkivarbeidet, rutinearbeidet eller også for å finne gode løsninger i samhandling mellom enheter
• Endringsledelse
• Risiko- og sårbarhetsanalyser

Skal vi gi deres arbeid med Public 360° et løft?

Tjenestene våre bestiller du ved å legge inn ordre på vanlig måte i vår kundeportal. Ønsker du litt mer informasjon før du bestiller, ta gjerne direkte kontakt med din kontaktperson i Tietoevry,  Public 360°, eller fyll ut kontaktskjema her på denne siden, så tar vi kontakt med deg.

Slik ble Sarpsborg mer effektive med Public 360°

Ikke Tietoevry-kunde?

Dersom organisasjonen ikke er kunde av Tietoevry, men du likevel er nysgjerrige på hvordan våre løsninger forbedrer produktiviteten i organisasjonen din, kan du melde deg på vårt nyhetsbrev.