Karlskrona kommun inför e-tjänster i samtliga verksamheter

Sammanfattning

Karlskrona kommun har tagit ett helhetsgrepp kring införandet av smidiga e-tjänster i samtliga verksamheter. Att lyckas handlar mycket om det digitala ledarskapet. Här berättar kommunens IT-utvecklingschef, e-hälsosamordnare och kommundirektör hur de arbetar med konceptet ”Smarta Karlskrona” för att stärka såväl vård och omsorg som övrigt serviceutbud med stöd av digitalisering.

Samverkan med akademi, näringsliv, andra kommuner och myndigheter gör att teknik och arbetsprocesser kan spridas på bredare front utanför de egna förvaltningsgränserna.

Nyttoeffekter

För omsorgstagare/kommuninvånare: Ökad trygghet och delaktighet samt smidigare tillgänglighet till kommunala servicetjänster.

För personalen/verksamheten: Effektivare arbetssätt med administrativ avlastning samt ökad delaktighet och engagemang i verksamhetsutvecklingen.

För samhället: Samverkan med akademi, näringsliv, andra kommuner och myndigheter gör att teknik och arbetsprocesser kan spridas på bredare front utanför de egna förvaltningsgränserna.

Verksamheter

Alla kommunala förvaltningar i Karlskrona. Särskilt fokus på e-hälsa inom äldreförvaltningen, funktionsstödsförvaltningen och socialförvaltningen.

Målgrupp/Användare

Personal och kommuninvånare, brukare av vård- och omsorgstjänster samt deras närstående.

Behov & Utmaningar

Digitalisering har stor påverkan på samhällsutvecklingen och innebär nya förväntningar på kommunen som både servicegivare och arbetsgivare. För att klara välfärdsuppdraget och leva upp till allt högre krav på service och inflytande identifierade kommunledningen i Karlskrona ett antal områden med behov av smartare verksamhetsstöd. Till utmaningarna hör att bevara eller öka kommunens attraktivitet, arbeta proaktivt och ha kontroll på den utveckling som måste göras.

– Vi måste radikalt förändra vårt sätt att erbjuda service. Det måste vara digitalt. Man ska inte behöva passa kontorstider eller hamna i en telefonkö. Folk idag förväntar sig att kunna göra sina tjänster när det passar dem på det sätt som passar dem, säger Carl-Martin Lanér, kommundirektör vid Karlskrona kommun.

Behovet av digitalisering och effektivare arbetsprocesser finns i alla kommunens verksamhetsområden, men uppmärksammades först inom vård och omsorg som varit drivande i utvecklingen. Äldreförvaltningen och funktionsstödsförvaltningen arbetar till exempel med att införa nya arbetssätt som kan erbjuda brukarna ökad självständighet och trygghet med stöd av digitalisering.

Kommunen planerar för flera nya särskilda boenden de kommande åren, vilket ställer stora krav på att införande av modern teknik förbereds i god tid. Samtidigt finns behov av samordning för att maximera nyttan.

– En utmaning är att se till att nya arbetssätt som tas fram, exempelvis inför byggandet av de nya boendena, även kan komma till användning i andra delar av kommunens verksamheter där det också finns behov av smarta lösningar inom e-hälsa och välfärdsteknik, säger Fredrik Sjölin, IT-utvecklingschef vid Karlskrona kommun.

Lösning & Funktion

Kommunen har implementerat många digitala servicetjänster, för allt från att göra gymnasieval till administration inom vård och omsorg. Utvecklingen av välfärdsteknik syftar till att erbjuda alternativa insatser som möjliggör ökad flexibilitet, trygghet och självständighet med stöd av modern IT.

Exempel på tjänster som införts i Karlskrona kommun med stöd av digitalisering är:

Mobil hemtjänst: Genom en smart telefon ser hemtjänstpersonalen sin arbetsrutt, låser upp dörren till brukaren, ser planerade insatser och kan även registrera sitt utförda arbete via telefonen.

Digital trygghet – larm, lås och tillsyn: Karlskrona kommun var tidigt ute med att gå över till digitala trygghetslarm. De ger högre kvalitet och ökad säkerhet, till exempel genom möjlighet att direkt se om ett larm inte fungerar som det ska.
Sedan lång tid ansvarar ett larmteam för alla trygghetslarm i kommunen. Deras arbetssätt har fått nationell uppmärksamhet och varit vägledande för hur andra kommuner har byggt upp sin verksamhet inom trygghetslarm. Larmteamet hanterar även annan trygghetsteknik som elektroniska lås och kameror för digital tillsyn.

Barnsam – app för uppföljningssamtal: Barnsam är ett nationellt uppmärksammat arbetssätt där en nyutvecklad app stödjer uppföljningssamtal med familjehemsplacerade barn på ett enkelt sätt med hjälp av surfplatta och symboler. Det gör att socialsekreterarna kan ägna mer tid åt barnen istället för administration. Appen kommer nu även att börja användas inom äldreförvaltningen och skolans verksamhet. Lösningen är utvecklad av ett lokalt företag via innovationsupphandling och ett stort antal kommuner är intresserade av att prova den.

Digital ärendehantering: För att erbjuda god service och effektivisera det administrativa arbetet utvecklar Karlskrona kommun helt digitala ärendeflöden. Nu pågår arbetet med en ny webbplats, digitala signaturer och integrationer mellan system som innebär snabbare processer med högre kvalitet. En uppskattad självservicetjänst som Karlskrona kommun var först i landet med är "Träffa Kommundirektören". Via Karlskrona.se kan medborgare som vill diskutera något med kommundirektören enkelt se lediga tider och boka ett personligt möte.

Organisation och process

Karlskronas digitala serviceutbud tas fram i ett upplägg kallat Smarta Karlskrona. Det är en struktur för utvecklingsarbete där kommunen arbetar mot tre övergripande mål:

• Enklare vardag för privatpersoner och företag
• Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet
• Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

En grundläggande tanke är att utveckling av service och bemötande med stöd av digitalisering ska utgå från människors behov.

– Digitalt ledarskap handlar väldigt mycket om transparens och tillgänglighet gentemot medborgarna. För oss har det varit viktigt att se digitalisering som en del av vår totala förändringsstrategi. Det kan inte stå alldeles ensamt på egna ben, för då blir det bara en teknik, säger kommundirektör Carl-Martin Lanér.

Nästa steg är att organisera de interna processerna efter identifierade behov.

– För det första måste man ha en vision för vad man vill åstadkomma, men dessutom tror jag det är viktigt att ha nyfikenhet och mod. Att kunna mobilisera de resurser och de beslut som behöver fattas och inte vara rädd för det. Man behöver göra det tillåtet att faktiskt våga prova, säger Carl-Martin Lanér.

Som kommundirektör är han navet i det digitala ledarskapet och den som beställer arbetet som ska utföras inom ramen för utvecklingsprogrammet Smarta Karlskrona. IT-strategen Fredrik Sjölin är den som leder arbetet tillsammans med sitt team på digitaliseringsenheten.

– Vår uppgift är att både strategiskt och operativt stödja kommunens verksamhet med digitaliseringsutveckling. Till det här arbetet finns olika referensgrupper knutna, bland annat kvalitetsnätverket som består att alla förvaltningarnas utvecklingschefer, kommunens ledningsgrupp och en stor mängd samverkanspartners, säger Fredrik Sjölin.

Smarta Karlskrona är organiserat i fyra programområden: e-förvaltning, e-hälsa, digitalisering i skolan och smart city. Till programmet finns en övergripande utvecklingsplan framtagen och inom varje programområde träffas ansvariga för berörda förvaltningar för att lägga upp arbetet tillsammans med digitaliseringsenheten. Inom området e-hälsa deltar äldreförvaltningen, funktionsstödsförvaltningen och socialförvaltningen.

– Kommunen har under flera år haft fokus på välfärdsteknik och här finns ett brett samarbete där samtliga vård- och omsorgsförvaltningar deltar i utvecklingsarbetet. Flera styrdokument är framtagna som beskriver vilka prioriteringar som ska göras. Vi samarbetar även regionalt inom området och har där tagit fram en gemensam e-hälsoplan för hela Blekinge län, säger Fredrik Sjölin.

Karlskrona ingick också i SKLs förändringsledningsprogram LEDA för smartare välfärd inom området hälsa och omsorg, som syftade till att accelerera utvecklingen med stöd av digitalisering.

– Vi var en av tio uttagna kommuner och bidrog bland annat genom att visualisera vad vi har gjort och framför allt hur. Det är viktigt för att sedan kunna föra över erfarenheterna till andra kommuner i landet och få fart på digitaliseringen, säger Camilla Jönsson, e-hälsosamordnare baserad i Karlskrona med områdesansvar för Blekinges alla fem kommuner.

Hon förklarar att äldreförvaltningen har en tvåårig plan för välfärdsteknik och e-hälsa som beskriver vilka utvecklingsarbeten kommunen har på gång och vilka insatser som ska göras för att få delaktighet och användarperspektiv på utvecklingen.

– När man ska införa nya arbetssätt är ett pilot- eller testområde viktigt. Det gäller att börja i liten skala, för att sedan kunna implementera i hela verksamheten, som vi exempelvis har gjort med mobil hemtjänst.

– För att medarbetarna ska kunna jobba både mer flexibelt och kreativt behövs ett stort stöd i tekniken. När det inte fungerar ska man veta vem man kan kontakta. Hos oss är det larmteamet som bistår hela verksamheten med digital kunskap. De har jobbat länge och har idag en processkartläggning bakom allt de ska stötta verksamheten med, för att få ett bra fungerande samarbete, säger Camilla Jönsson.

Genom att utnyttja digitaliseringens möjligheter förenklas och effektiviseras kommunens verksamhet. Med allt fler tjänster och ärenden som kan utföras på distans frigörs exempelvis värdefull tid för både medborgare och personal.

Fördjupning i nyttoeffekter

Genom att utnyttja digitaliseringens möjligheter förenklas och effektiviseras kommunens verksamhet. Med allt fler tjänster och ärenden som kan utföras på distans frigörs exempelvis värdefull tid för både medborgare och personal. Samordningen av ett växande antal e-tjänster är nyckeln till att smidigt kunna erbjuda service, vård och omsorg som är både effektivare och säkrare än med traditionella arbetssätt. Även delaktighet och demokratifrågor kan bli bättre med hjälp av olika digitala lösningar.

Karlskronas målsättning med sitt digitala ledarskap är att bli en innovativ och hållbar stad med delaktiga invånare som upplever hög livskvalitet. I konceptet ingår dels tekniska delar, som att allt fler sensorer mäter olika data, kopplar upp sig och lämnar information till staden. Men de mjukare värdena i en ”smart stad” är minst lika viktiga. Information som samlas in ska underlätta de interna arbetsprocesserna och komma medborgarna till del via exempelvis öppna data, för att fler ska kunna dra nytta av det digitala samhället.

Karlskrona kommun har satsat på att uppgradera sitt geografiska informationssystem (GIS) för ökad kvalitet och effektivitet i verksamheten. Genom att inventera olika objekt med dess position och annan tillhörande information ger GIS möjlighet att lagra grunddata på ett strukturerat sätt där andra system kan hämta data från ett ställe. GIS används också för att göra det enklare att hitta information via kommunens webbplats. Exempelvis kan besökare på webben se detaljplaner för områden och hitta vård- och omsorgsboenden via en karta.

Kommunikation

Delaktighet är avgörande för att införa nya arbetssätt och ny teknik, både för invånare och personal.

– Vi har gjort på olika sätt. När vi skulle fastställa vår verksamhetsplan hade vi till exempel en större workshop där såväl verksamhetsansvariga som kommunala pensionärsrådet och vår nämnd samt privata utförare och fackliga organisationer var delaktiga, säger e-hälsosamordnare Camilla Jönsson.

Förra året skickades en enkät till alla i kommunen som fyllt 75 år för att få en bild av deras digitala kunskaper och intressen.

– Sedan bjöd vi in till en träff där fick man också anmäla om man ville vara med i referensgrupper framöver för att testa ny teknik. Det fanns ett stort intresse och många kom till träffen, så bjuder man till får man stort gensvar, konstaterar Camilla Jönsson.

För att förstå vilka förväntningar och krav som finns på kommunens verksamhet genomförs dessutom olika typer av analyser. Samtal med grupper av vårdnadstagare och deras närstående har gett mycket värdefull kunskap och ett av kommunens kommande särskilda boenden kommer att användas som ett verklighetslabb, där ny teknik kan användas och utvärderas. Det sker i nära samarbete med brukarna, anhöriga, personal, näringslivet och akademin.

Äldreförvaltningen driver också en visningslägenhet kallad Visbo. Här visas teknik som underlättar för seniorer att bo kvar längre i sina bostäder och även tjänster för att anhöriga ska känna sig trygga. På Visbo ordnas också IT-caféer för att fler invånare ska känna sig som digitalt delaktiga medborgare.

Lärdomar & Tips

Karlskrona kommuns digitala ledarskap bygger på en strategi som i komprimerad form beskrivs i följande punkter:

1. Service och bemötande: Börja med kund- och medborgarfokus för att förstå det behov som kunder och medborgare har.
2. Förändringsledning: Ge stöd till förvaltningarnas förändringsutveckling. Våga prova nya lösningar. Börja smått och skala upp det som fungerar, men fokusera inte bara på en detalj i taget, utan se till att få med helheten. Det sparar tid och resurser i senare led.
3. Samverkan: Välfärdstjänsterna kommer att växa mycket de närmaste åren, så det är viktigt att de samordnas. Ingen klarar av att göra allt på egen hand. Karlskrona kommun samverkar mycket med akademin, det lokala näringslivet, andra kommuner och myndigheter.
4. Upphandling: Säker och kostnadseffektiv IT-leverans måste också finnas på plats. Fundera noga igenom upphandlingsformen. Ta med representanter från varje verksamhet som påverkas, både teknikpersonal och andra.

Kommundirektör Carl-Martin Lanér har formulerat fyra nycklar för digitala ledare:

1. Helhetsperspektiv: Skaffa er en samlad helhetsbild över vart utvecklingen är på väg. Bryt silos, lös upp revir och anställ generalister som förstår helhet och affär för att leda förändringen mot digitalt.
2. Säg hej då till det gamla: Var snabb när det gäller att förstå vilka kompetenser och avdelningar som blir obsoleta i det nya paradigmet och satsa på att skola om dem. Det blir för dyrt och trögt att hålla fast vid det gamla.
3. Snabbhet och innovation: Se till att dina gamla processer inte sinkar den digitala utvecklingen. Digital innovation kan gå snabbare än innovation i hårdvara och förväntas därför göra det. Eftersom digitaliseringen kommer genomsyra hela verksamheten kommer också innovation förväntas av alla.
4. Vision och strategi framför kontroll. Visioner, strategier och ramverk främjar innovation – kontroll dämpar: Sätt upp ambitiösa mål som inspirerar till helt nya sätt att jobba. Gör alla ledare till innovationsledare.

Mer information

Filmer och verksamhetsbeskrivningar:
https://www.karlskrona.se/kommun-och-politik/utveckling-och-digitaliseri...

Till programmet Smarta Karlskrona finns en utvecklingsplan framtagen:
https://www.karlskrona.se/globalassets/kommun-och-politik/forfattningssa...  

Verksamhetskontakt

Camilla Jönsson, e-hälsosamordnare: 0455-304414, camilla.jonsson@karlskrona.se.

Leverantörer av tjänster

Barnsam – Contribe
Kontaktperson: Johan Strandberg johan.strandberg@contribe.se

Mobil hemtjänst – Tieto
Kontaktpersoner: Åsa Olsson asa.olsson@tieto.com och Jörgen Löf jorgen.lof@tieto.com  

Digital tillsyn och elektroniska lås – Phoniro
Kontaktperson: Johanna Lethin Jacobson johanna.lethin.jacobson@phoniro.se