Svenska Kyrkan: Så går det till när en anrik jätte digitaliserar

”Församlingarna hade sina egna sätt”

Svenska kyrkan är gigantisk decentraliserad organisation där varje församling styr sin egen verksamhet. För ungefär tio år sedan tog de beslutet att börja samarbeta bättre och effektivisera förvaltningen. De behövde fokusera på att vara en kyrka och inte en administrativ koloss.

Det är en rejäl utmaning att få 33 000 förtroendevalda och 22 000 medarbetare i närmare 1 300 församlingar, 257 pastorat och 13 stift att digitalisera och arbeta tillsammans på ett nytt sätt. Men de är på god väg att lyckas.

Målet var i första hand att öka kvalitet och säkerhet i dokumenthantering, diarieföring och arkivering – samt centraliserad support. Svenska Kyrkan hanterar en stor mängd olika sorters ärenden vilket gör att just kvaliteten i hanteringen är extremt viktig. Dessutom måste de ta hänsyn till offentlighetsprincipen.

Användarvänligheten är viktigast

2015 började Svenska Kyrkan implementera Tietos lösning, Public 360. Den innebär en gradvis övergång till digital hantering av allt från inkommande ärenden till diarieföring och dokumenthantering. Tillsammans mejslade de ut vad som är specifikt för just kyrkan, hur de skulle skräddarsy Public 360 att möta just deras behov. I juni 2017 var systemet i full drift:
– Helt enligt tidplan också, säger Magnus Edin.

Den kanske viktigaste aspekten i en stor digitalisering är användarvänligheten. Svenska Kyrkan valde att implementera Public 360 gradvis i de olika stiften och de fick själva välja ambitionsnivå i införandet. Men just användarvänligheten är något som Magnus Edin lyfter fram som en anledning till att det gått så bra:

– Vi fick en ökad diarieföring redan första sommaren. Det är i grunden ett väldigt användarvänligt system och tillsammans med Tieto gjorde vi det ännu mer tillgängligt för just våra användare. Dessutom är systemet enkelt att utbilda användare i, säger Magnus Edin.

– Min upplevelse är att de flesta frågorna som kommer handlar om vad man ska diarieföra - inte hur man gör. Det tyder på att användarna har kunnat börja arbeta i verktygen snabbt. En favorit är möjligheten att kunna diarieföra direkt från e-posten, det underlättar i väldigt många situationer.

Version 5.0: ett rejält förbättrat gränssnitt

Under hösten uppgraderade Svenska Kyrkan sitt Public 360 till version 5.0. Magnus Edin liknar det som att gå från Word 2010 till 2017. I grunden samma system, men med ett rejält förbättrat gränssnitt och därmed ännu lättare att använda.

– Det finns en mängd nya inställningar som gör att man kan anpassa det ännu mer efter sina egna behov. Jag upplever också att klienten än snabbare.

Magnus Edin nämner även appen som förbättrar möteshanteringen med förtroendevalda utanför kyrkan. Personer som kanske inte själva jobbar i Public 360.

– Det har gjort det mycket enklare att sköta kallelser och dela protokoll. Processen blir effektivare. Och trevligare, säger han.

I januari sker nästa stora implementeringen av Public 360. Då kommer 12 av 13 stift att använda systemet.

Vill du veta mer om hur vi skapar ett smartare samhälle?

Läs mer och ladda ner rapporten här