Head of Sales Welfare Sweden, Tietoevry Care
Utmaningen
Fram tills för några år sedan gjordes alla anmälningar till Trelleborgs kommun via mejl, brev, telefon eller fax. För de socialsekreterare som tar emot orosanmälningarna gick en stor del av arbetstiden till administration.
Lösningen
Tietoevry har utvecklat medborgartjänsten Anmälan Barn och Unga, som kan ersätta de manuella processer som tidigare använts vid anmälan om oro för barn i svenska kommuner.
2021 började socialtjänsten i Trelleborg att använda medborgartjänsten Anmälan Barn och Unga. Verktyget innebär att anmälan görs via ett enkelt formulär på kommunens webbplats – och att informationen kommer direkt in i socialtjänstens system där anmälan registreras.
Om kunden
Trelleborgs kommun är en kommun i Skåne län i Sverige. Kommunen har drygt 45 000 invånare och omkring 3 200 anställda (2022).
Trelleborgs kommun har ett uttalat mål att använda digitaliseringen för att skapa nytta och tillgänglighet för dagens och framtidens trelleborgare.
Mindre administrativt arbete
Digitaliseringen av den manuella anmälningsprocessen innebär mindre administrativt arbete för socialsekreterarna som istället kan hantera fler ärenden.
Tid till reflektion och utveckling
Effektiviseringen har möjliggjort mer tid till reflektion och att utveckla socialsekreterarnas sätt att arbeta.
Enklare anmälningsprocess
E-tjänsten har gjort det tydligare för anmälaren vilka uppgifter som ska fyllas i.
Antalet orosanmälningar har ökat de senaste åren. För socialsekreterarna i Trelleborg har införandet av e-tjänsten Anmälan Barn och Unga förenklat hanteringen och frigjort viktig tid.
Den som misstänker att ett barn far illa rekommenderas att anmäla det till socialtjänsten. Orosanmälningar är i många fall en förutsättning för att socialtjänsten ska upptäcka barn och unga som befinner sig i riskzoner och kunna ge ett tidigt stöd till familjen.
En kartläggning som Socialstyrelsen gjort visar att antalet anmälningar i landet ökade med 27 procent mellan 2018–2021, från 330 000 till 420 000 per år. 2021 berördes ungefär vart tionde barn i Sverige av minst en anmälan.
Tidskrävande anmälningsprocesser
I Trelleborg, en kommun med drygt 40 000 invånare, har antalet orosanmälningar ökat med över 50 procent de senaste fyra åren. Fram tills för några år sedan gjordes alla anmälningar via mejl, brev, telefon eller fax. För de socialsekreterare som tar emot orosanmälningarna gick en stor del av arbetstiden till administration.
Förenklat socialsekreterarnas arbete
För att effektivisera hanteringen och göra det enklare att anmäla, valde socialtjänsten i Trelleborg år 2021 att införa medborgartjänsten Anmälan Barn och Unga, en e-tjänst för orosanmälan från Tietoevry. Genom medborgartjänsten kan den som misstänker att ett barn far illa nu fylla i ett enkelt formulär på kommunens webbplats. Informationen kommer direkt in i socialtjänstens system där anmälan registreras.
E-tjänsten har verkligen förenklat vårt arbete och vi är jätteglada över den här lösningen. Tidigare var vi tvungna att skriva in alla uppgifter för hand, det slipper vi nu. Med e-tjänsten har det också blivit tydligare för den som anmäler vilka uppgifter som ska fyllas i. En annan vinst är att det är enkelt att läsa igenom dokument innan man skickar in.
Katrin Faxby
När en ny orosanmälan kommer in via e-tjänsten skickar systemet en avisering till Katrin Faxby och hennes kollegor. När anmälan aktualiserats gör de en första skyddsbedömning för att avgöra om ärendet är akut och om en utredning ska inledas. Informationen skickas sedan vidare till andra socialsekreterare på enheten.
Kan hantera fler ärenden på färre personer
Socialtjänsten i Trelleborg har de senaste åren haft en konstant ökning av orosanmälningar. Enligt Katrin Faxby beror det till stor del på samhällsfaktorer som sämre folkhälsa, hög skolfrånvaro, ökad kriminalitet och det försämrade ekonomiska läget.
Av de runt 3 000 anmälningarna som kom in till utredningsenheten under 2023, gjordes cirka hälften via medborgartjänsten på kommunens webbplats. Majoriteten av de övriga anmälningarna kom från sjukvården och polisen, vars riktlinjer gör att de måste skicka orosanmälningar via fax.
Med digitaliseringen sparar vi enormt mycket tid och kan hantera fler ärenden på färre personer. Det gör också att vi kan få mer tid till reflektion och utveckling av vårt sätt att arbeta. Det är många barn och unga som mår dåligt idag och som behöver vår hjälp.
Katrin Faxby
